사무직 직장인들은 종일 문서의 늪 속에서 전쟁을 치르고 있죠. 그래서 위와 같은 문구에 쉽게 공감할 수 있을 텐데요. LG디스플레이 기업 블로그에서는 직장인들을 위한 Office 팁을 소개해드리고자 합니다.
그 첫 번째는 직장인 필수 프로그램이라고 하는 ‘엑셀’인데요. 어찌 보면 가장 어려워 보이는 엑셀! 기본 함수는 무려 300건이 넘는 방대한 양을 보입니다. 바쁜 직장인들이 이 모든 함수를 다 외우고 다닐 순 없는 법. 그래서 활용도가 높은 함수들을 쏙쏙 골라 준비해보았습니다. 먼저, 가장 기본이 되는 함수부터 학습해보도록 하겠습니다. 가벼운 마음으로 학습해보세요.
SUM, AVERAGE 등 – 가장 기본이 되는 함수
함수설명
SUM
숫자의 합계값 계산
AVERAGE
숫자의 평균값 계산
MAX
숫자의 최대값 계산
MIN
숫자의 최소값 계산
MEDIAN
숫자의 중간값 계산
MODE
숫자의 최빈값(가장 자주 나오는 값) 계산
1. 합계 구하기 – SUM
합계(SUM)는 엑셀에서 가장 많이 쓰이는 함수라고 해도 과언이 아닐 만큼, 가장 기본적이고 필수적인 함수입니다. 방법은 무척 간단한데요. 더하고 싶은 셀들을 가로 또는 세로로 일렬로 정리해 둔 다음, 빈 셀에“=SUM”이라고 쓰고 해당 줄의 첫 번째 셀(A1)과 마지막 셀(D1)까지 더한다는 뜻으로 “(A1:D1)”이라고 적으면 끝입니다.결과값엔 해당 범위의 값을 모두 더한 값이 도출됐네요.
여기서 잠깐! 빠르게 합계를 계산하고 싶어요
빠르게 합계를 구해야 할 경우, 엑셀의 ‘자동 합계’ 버튼을 사용하면 좋습니다. 수식 탭에서 자동 합계를 클릭하고 (범위는 자동으로 지정됩니다) Enter를 입력하면 계산이 완료됩니다.
2. 평균 구하기 – AVERAGE
중요도로 따지면 합계와 비등한 평균(AVERAGE) 역시 방법은 간단합니다. 합계를 구하는 함수에서 ‘SUM’을 ‘AVERAGE’로만 바꾸면 되거든요. “=AVERAGE” 함수를 쓴 다음, 첫 번째 셀(A1)과 마지막 셀(D1)까지, 즉 해당하는 범위의 평균을 구한다는 뜻으로 “(A1:D1)”이라고 쓰면 해당 범위의 평균값이 도출됩니다.
거래처가 제시한 가격, 면접 지원자들의 점수를 파악하려 할 때 가장 높은 값, 가장 낮은 값, 중간 값, 가장 자주 나온 값을 알 필요가 있죠. 이를 구하려면 역시 범위 “(A1:D4)”를 먼저 지정합니다. 여기서최대값은 그 앞에 “=MAX”를,최저값은 “=MIN”을,중간값은 “=MEDIAN”을,최빈값은 “=MODE”을 쓰면 됩니다. 함수 이름만 알아두면 어렵지 않겠죠?
COUNT, COUNTA, COUNTIF – 개수 세기
함수설명
COUNT
숫자가 있는 셀의 개수 계산
COUNTA
비어있지 않은 셀의 개수 계산
COUNTIF
특정 값을 가진 셀 개수 계산
1. 숫자가 있는 셀의 개수 세기 – COUNT
COUNT 함수는 숫자가 있는 셀의 개수를 세어주는 함수입니다. 보통 일반 숫자 데이터를 세야 할 때 자주 활용되는데요. 단, 숫자와 날짜만 카운트가 되고 영어, 한글, 특수문자는 포함되지 않는다는 점은 유념해야겠네요.“=COUNT(범위)”
2. 영어, 한글, 특수문자까지 포함한 셀의 개수 세기 – COUNTA
숫자뿐 아니라 영어, 한글, 특수문자 모두 카운트하고 싶다면? ‘COUNTA’ 함수를 쓰면 됩니다. 구성은 다음과 같습니다.“=COUNTA(범위)”
3. 특정 값의 셀 개수 세기 – COUNTIF
위와 같이 지정된 범위 내에 ’50’이 들어간 셀이 몇 개 있는지 알고 싶다면, COUNTIF 함수를 사용해보세요. 방법은 간단한데요. 함수를 쓴 뒤 범위 뒤에 ’50’이 있는 셀 하나만 쓰면 됩니다. 그림을 보면 50이 쓰여 있는 A3를 넣어 “(A1:D4, A3)”라고 쓴 뒤 그 앞에 “=COUNTIF”를 써줬습니다.
TRIM, SQRT, NOW – 이건 몰랐지? 은근 자주 활용할 수 있는 함수
마지막은 보너스 코너입니다. 몰라도 큰 지장은 없지만, 다른 사람 앞에서 이 함수를 쓰는 모습을 보여주면 ‘고급 엑셀 마스터’라는 별명을 얻을 수 있을 겁니다. :D
1. 셀의 공백 없애기 – TRIM
다른 프로그램에서 엑셀로 텍스트를 복사해왔는데, 앞뒤 공백이 있어 하나하나 수정했던 경험이 있지 않으신가요? 띄어쓰기 등 인위적으로 준 공백은 왼쪽, 또는 오른쪽 정렬을 해도 공백이 사라지지 않죠. 그래서 일일이 셀을 클릭해 고치다 보면 반복되는 단순 작업에 스트레스가 몰려옵니다. TRIM 함수는 이 스트레스를 해소해주는 데 도움을 주는 ‘착한’ 함수인데요. 예를 들어셀 B1 안의 공백을 정리하고 싶다면, 빈 셀에 =TRIM(B1)을 입력해주면 바로 정리가 되는 식입니다. 다른 셀에도 같은 함수를 반복해 작성하거나, 셀 모서리를 끌면서 셀을 확장하면 됩니다.
2. 제곱근 구하기– SQRT
1345의 제곱근 값은? 답을 구하기 위해 주섬주섬 계산기를 꺼내시지 않으셔도 좋습니다. 셀에“=SQRT(1345)”라고 입력하면 답이 나오니까요. 함수 이름은 제곱근이라는 영어의 ‘Square Root’를 따서 만들었답니다.
3. 지금 날짜와 시간 알아보기 – NOW
지금 날짜와 시간을 알고 싶다면, 빈 셀에“=NOW( )”를 입력합니다. 실시간으로 업데이트해야 하는 셀의 경우 무척 유용하겠죠? 보너스 팁으로 오늘부터 15일 뒤가 언제인지 알고 싶다면, =NOW()+15를 입력하면 됩니다.
지금까지 ‘엑셀의 꽃’이라고 부르는 함수들을 알아보았습니다. 알고 보면 별로 어렵지 않죠? 그래도 업무에 바로 써 먹기 위해서는 틈틈이 연습해보시길 권해드립니다. 그럼, 다음 편에 또 다른 유용한 오피스 팁으로 찾아 뵙도록 하겠습니다!
